Día Mundial de la Preservación Digital 2020

La Cadena de Custodia de Archivos Digitales – CCDA combinada con Preservación Digital Sistémica – PDS para Archivos

Nuestra sociedad comenzó a producir documentos digitales, los cuales son, en sí mismos, complejos y específicos y, por tanto, requieren un tratamiento especial, desde su génesis, confinados en Sistemas Computarizados contemplando una Cadena de Custodia y Preservación, orientados a normas, estándares, modelos y requisitos. Sin embargo, era necesaria, y sigue siendo, la solución previa de los problemas y dilemas conceptuales que la propia Archivología necesita para superar eficazmente la Ruptura Paradigmática y establecer un escenario firme de Transición Paradigmática, como forma de garantizar a la sociedad y a la ciudadanía, que pueden ejercer su ciudadanía plena sobre la base de documentos auténticos, fiables y conservables.

Ahora, con Registros digitales – Documentos digitales, mucho ha cambiado, hemos detectado y presenciado una ruptura paradigmática, donde la complejidad y especificidad de los registros digitales ha cambiado, la forma en que entendemos la “prueba”, o “evidencia”, para la Cadena de Custodia, ahora resignificada para la Cadena de Custodia de Archivos Digitales – CCDA. Enfoque mucho más interdisciplinario de la ciencia y el derecho forenses digitales. Ahora la atención se centra en la política de archivo y el entorno digital, basados ​​en estas políticas, así como en las normas, estándares, modelos y requisitos.

Duranti, en su Conferencia Magistral en el Congreso ICA – ALA en la Ciudad de México (2017) presentó: “CADENA DE CUSTODIA DIGITAL: la información preservada sobre el documento y sus cambios, demostrando que un dato específico estaba en un estado particular en un cierta fecha y hora” (nuestra traducción).

Lo que podemos ver es que la autora presentó un camino, un movimiento desde la cadena de custodia, hacia la cadena de custodia digital (en nuestra opinión), denotando la necesidad de replantear o expandir la cadena de custodia para contemplar las especificidades y complejidades de un mundo digital.

El propio concepto de cadena de custodia presentado por ICA Multilingual Archival Terminology, nos ha brindado elementos que el concepto necesitaba para evolucionar, ya que lo ha presentado como “Documento o huella que demuestra la sucesión de personas jurídicas o personas que tenían posesión, custodia y control sobre los documentos”. En el caso de un documento digital, en entornos digitales, podríamos tener este documento, o rastro, demostrando la sucesión de personas jurídicas y personas que tenían custodia, pero con la ruptura de un CCDA, es decir, llevándose un disco duro externo, con documentos, sospecha de un sistema de archivo con requisitos, rompiendo con la garantía de autenticidad y confiabilidad de estos documentos. El mero hecho de que estos documentos ya no estén confinados abriría una ventana de posibilidades para las adulteraciones digitales.

Hirtle (2001, nuestra traducción) corrobora la idea presentada anteriormente de la necesidad de expandir el concepto de cadena de custodia en entornos digitales, cuando afirma que “en un entorno analógico, la transferencia física y legal de documentos de una institución a una Institución Archivística asegura una cadena de custodia ininterrumpida ”, lo que no es cierto para el entorno digital, precisamente por la especificidad y complejidad del documento digital y la vulnerabilidad del registro digital. Por tanto, en el entorno digital, es necesaria una nueva propuesta para la definición de la Cadena de Custodia de Archivo Digital, ya sea por la redefinición de la Cadena de Custodia (CoC) o por la implementación operativa de la Cadena de Preservación (CoP).

Así, se hace más clara la necesidad de una definición de Cadena de Custodia de Archivos Digitales (CCDA), que debe considerar la idea de que la cadena de custodia digital no se puede romper ni interrumpir, y debe ser auditada por la cadena de preservación u otro procedimiento. capaz de verificar esta garantía en el entorno digital.

Es en este momento, a través de un punto de inflexión basado precisamente en la inseguridad jurídica y la pérdida o adulteración de documentos, que surge el principio de la Cadena de Custodia Digital Archivística (CCDA), aplicable a los documentos digitales, considerando entonces sus especificidades y complejidades, asegurando que los documentos de archivo no rompieron con su custodia de archivos digitales, manteniéndolos siempre confinados en entornos digitales con requisitos de archivo aprobados, desde su producción (en un Sistema de Gestión de Documentos de Archivo, un SGDA o SGDA de Negocios) o representación , transmisión, archivo, hasta su custodia permanente (ahora en Trusted Digital Archival Repositories – RDC-Arq), acceso o borrado, registrando todos sus cambios de manera sistémica, asegurando así la garantía de Autenticidad, Fiabilidad, Integridad y Fijabilidad con el tiempo, en un enfoque de Preservación Digital Sistémica.

Así, la Preservación Digital Sistémica o Activa, aparece también como un reto más para superar los prejuicios de que toda Transformación Digital en Archivos debe ser Disruptiva, cuando en verdad, esta forma siempre lleva consigo la idea de un producto nuevo y más económico, más sencillo, generalmente alejado de normas, estándares, modelos y requisitos. Cuando hablamos de algo tan importante para todo el colectivo de la sociedad, sus registros que garantizan derechos, documentos y es precisamente por eso que debemos avanzar hacia una Transformación Digital basada en la Innovación Sostenida en Archivos, siempre basada, nuevamente, en estándares, modelos, estándares y requisitos, a fin de garantizar la seguridad jurídica de personas e instituciones.

Es así como la Preservación Digital Sistémica toma su protagonismo, combinada con la Cadena de Custodia Digital Archivística, ya que la Preservación Digital Pasiva o No Sistémica seguirá coexistiendo y es necesaria para todas aquellas colecciones y transferencias de documentos analógicos que ya hemos producido o acumulado, de representantes digitales, resultado de digitalizaciones y nacidos digitales que aún no han implementado una Preservación Digital Activa o Sistémica.

El PDS entonces, con base en la ciencia, en estos modelos y normas, tendrá su progreso, procesamiento, transferencia y recolección siempre realizado por Paquetes OAIS (Open Archival Information System Model), basado en normas, modelos, estándares y requisitos, y todos los tratamientos y aplicación de las Políticas de Archivo y Estrategias de Preservación, las cuales serán a través de soluciones que implementen y obedezcan estas Políticas de Archivo. Ya no será un trabajo “a mano” del Archivero, en documentos digitales, sino un trabajo orientado a sistemas y políticas Archivísticas con una planificación y gestión sistémica de Preservación Digital. Eso sí significa un gran y tremendo desafío para todos los Archiveros profesionales, en el futuro previsible, con el objetivo de garantizar la Conservación a través de la producción de Documentos Digitales con Requisitos de Archivo, en CCDA e implementando un PDS.

Lo que vemos, como nos dice el filósofo e historiador de la ciencia Thomas Kuhn (1994), es que estamos ante un nuevo paradigma en Archivología, que remite a un nuevo modelo y estándares, que en Archivología identificamos los de producción, mantenimiento, preservación y acceso de Documentos de Archivo, que contemplan una Preservación Digital Sistémica y garantizan una Cadena de Custodia Digital de Archivo. Y que ahora, estos elementos se comparten en la sociedad permitiendo explicar ciertos aspectos de la realidad sobre el Patrimonio Documental Archivo Digital que estamos produciendo hoy, y adecuarlos para que sean conservables, auténticos, fiables y accesibles para el mañana. Como señala el autor, es más que una teoría, lo que implica una estructura que genera nuevas teorías y así se materializa en la Transición Paradigmática a la Archivología.

Dr. Daniel Flores
Asociación Latinoamericana de Archivos – ALA
www.alaarchivos.org
Representante Nacional de Brasil en el GE RIBEAU ALA

Profesor e Investigador del Curso de Archivología y de la Maestría y Doctorado en Ciencias de la Información de la Universidad Federal Fluminense – UFF (Brasil) y Líder del Grupo de Investigación en Documentos Digitales: Gestión y Preservación Digital Sistémica en un CCDA.