Curso La planificación de un servicio de archivo: cómo elaborar e implementar un plan estratégico
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Curso La planificación de un servicio de archivo: cómo elaborar e implementar un plan estratégico.
Impartido por Joaquim Borràs Gómez (España)
Archivero Jefe del Ayuntamiento de Barcelona
Fecha: 27 y 29 de septiembre de 2021
Horario: 10:00 horas (México)
Duración: 2 horas cada día
Costo para no socios: $20 USD
Introducción
Este curso pretende aportar una metodología útil para los profesionales de los servicios de archivo y gestión documental que tienen que abordar la redacción de un plan estratégico para alcanzar los objetivos con éxito y rentabilizar los resultados ante la sociedad.
Planificar es decidir hoy lo que se hará en el futuro o, dicho de otra manera, planificar es decir hoy dónde queremos estar mañana y cómo llegaremos. El proceso de planificación en un servicio de archivo permite determinar el destino, conocer los objetivos a largo plazo, optimizar el uso de recursos y estar preparados frente a hechos inesperados.
La planificación conlleva, naturalmente, asignar unos recursos para cada proyecto o actuación de forma justificada. Esto es lo que debe asegurar la financiación adecuada de los servicios de archivo y sus actividades, tradicionalmente infravalorados.
Los servicios de archivo deben pensar estratégicamente y planificar su futuro para ser competitivos y útiles a la sociedad en profunda transformación y con cambios constantes. Para hacer frente a este reto, los servicios de archivo y gestión documental deben plantearse conscientemente la elaboración del plan estratégico y los planes operativos o de actuación que lo desarrollan.
En general, la planificación estratégica se concibe como aquel proceso mediante el cual una organización establece la misión, la visión, los objetivos y estrategias, sobre la base del análisis del entorno, con la participación de los profesionales de la organización, además de incorporar los intereses de los stakeholders. Las estrategias estarán basadas en el aprovechamiento de los recursos y capacidades de la organización de acuerdo con las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas detectadas.
La planificación estratégica siempre genera beneficios para un servicio de archivo y gestión documental, es sin duda la clave del éxito de las actuaciones y la mejor forma de no dejar nada para la improvisación, pues incluso la mejor improvisación es aquella que se planifica.
1. Introducción
1.1 Contexto de la planificación
1.2 Conceptos fundamentales
2. Elaboración de planes estratégicos
2.2. Metodología de elaboración
2.3. Fases
2.3.1 Análisis preliminar
2.3.2. Desarrollo
2.3.2.1. Formulación de los objetivos estratégicos
2.3.2.2. Definición de objetivos operativos
2.3.2.3. Definición de planes de actuación
2.3.3. Síntesis y aprobación
3.Implantación, control y evaluación
3.1. Método de implantación y herramienta de control
3.2. Formulación de los objetivos anuales (dirección por objetivos)
3.3. Operaciones de ajustes y adaptaciones
3.4. Estudio de casos prácticos.
4. La gestión de proyectos de gestión documental y archivísticos
4.1. Alcance de un proyecto y el ciclo de vida
4.2. La gestión operativa de un proyecto
4.3. Guía, ejecución y cierre del proyecto
JOAQUIM BORRÁS GÓMEZ
Licenciado en Geografía e Historia por la Universidad de Barcelona y Máster en Archivística de la Universidad Autónoma de Barcelona. Ha dedicado parte de su actividad profesional a la formación en archivística y gestión de documentos en diferentes universidades y administraciones públicas. Concretamente, ha formado parte del equipo docente del Máster de Archivística de la Universidad Autónoma de Barcelona y la Universidad Rovira Virgili de Tarragona y ha colaborado en cursos de especialización con diferentes universidades como la Universidad Carlos III de Madrid, la Universidad Pública de Navarra, la Universidad de Sevilla, o la Universidad Nacional de Educación a Distancia UNED.
Actualmente, es Archivero Jefe del Ayuntamiento de Barcelona, donde ejerce la dirección y gestión del sistema municipal de archivos, la implementación del plan estratégico, las políticas archivísticas, la coordinación de los más de veinte centros y sus correspondientes servicios de acceso y difusión del patrimonio documental. También fue director del Archivo de la Universidad Pompeu Fabra de Barcelona (1991-2006), responsable del Archivo del Institut de Tecnologia de la Construcció de Catalunya ITEC (1989-1991) y archivero del Palau de la Música Catalana (1984-1989).
Ha sido vocal de formación y secretario de la Asociación de Archiveros de Cataluña y miembro fundador de la Conferencia de Archiveros de las Universidades (CAU) españolas, miembro de la Mesa de Trabajo de Archivos de la Administración Local. En la esfera internacional, ha formado parte del Comité Directivo de la Sección de Archivos Universitarios del Consejo Internacional de Archivos (ICA / SUV) y ha participado directamente en algunos proyectos de cooperación internacional con la Pontificia Universidad Católica del Perú, las universidades cubanas y otros proyectos relacionados con ciudades Iberoamericanas (Bogotá, Quito, Cali…).
Este curso pretende aportar una metodología útil para los profesionales de los servicios de archivo y gestión documental que tienen que abordar la redacción de un plan estratégico para alcanzar los objetivos con éxito y rentabilizar los resultados ante la sociedad.
Planificar es decidir hoy lo que se hará en el futuro o, dicho de otra manera, planificar es decir hoy dónde queremos estar mañana y cómo llegaremos. El proceso de planificación en un servicio de archivo permite determinar el destino, conocer los objetivos a largo plazo, optimizar el uso de recursos y estar preparados frente a hechos inesperados.
La planificación conlleva, naturalmente, asignar unos recursos para cada proyecto o actuación de forma justificada. Esto es lo que debe asegurar la financiación adecuada de los servicios de archivo y sus actividades, tradicionalmente infravalorados.
Los servicios de archivo deben pensar estratégicamente y planificar su futuro para ser competitivos y útiles a la sociedad en profunda transformación y con cambios constantes. Para hacer frente a este reto, los servicios de archivo y gestión documental deben plantearse conscientemente la elaboración del plan estratégico y los planes operativos o de actuación que lo desarrollan.
En general, la planificación estratégica se concibe como aquel proceso mediante el cual una organización establece la misión, la visión, los objetivos y estrategias, sobre la base del análisis del entorno, con la participación de los profesionales de la organización, además de incorporar los intereses de los stakeholders. Las estrategias estarán basadas en el aprovechamiento de los recursos y capacidades de la organización de acuerdo con las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas detectadas.
La planificación estratégica siempre genera beneficios para un servicio de archivo y gestión documental, es sin duda la clave del éxito de las actuaciones y la mejor forma de no dejar nada para la improvisación, pues incluso la mejor improvisación es aquella que se planifica.
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